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Liste de vérification de l’agent officiel

Période préélectorale

  • Se familiariser avec la Loi sur les élections et les référendums.
  • Se mettre en mode organisation! Instaurer un système de tenue des documents financiers.
  • Aider le candidat à former une équipe de campagne.
  • Prendre connaissance de l’acte de candidature (formulaire 2010) à la page des formulaires

 

IMPORTANT : Vous n’êtes pas légalement agent officiel tant que le directeur du scrutin ou un autre membre autorisé du personnel électoral n’a pas accepté l’acte de candidature.

Période de mise en candidature

L’agent officiel peut aider le candidat à remplir l’acte de candidature et à le soumettre au directeur du scrutin.

Le cas échéant :

  • S’assurer que le candidat a signé partout où il le fallait sur l’acte de candidature.
  • Remplir l’acte de candidature.
  • Soumettre l’acte de candidature au directeur du scrutin dans la circonscription visée.

IMPORTANT : Le candidat peut décider de préparer et de soumettre lui-même son acte de candidature.

Période de campagne électorale

  • Ouvrir un compte de campagne auprès d’une banque ou d’une autre institution approuvée par le directeur général des élections.
    • Déposer dans ce compte toutes les contributions reçues.
    • Payer toutes les dépenses électorales de la campagne à même ce compte.
  • Obtenir auprès du candidat le relevé et les reçus pour toutes les dépenses engagées en période préélectorale.
  • Rembourser au candidat toutes les dépenses préélectorales à même les contributions reçues.
  • Informer le candidat et l’équipe de campagne que toute contribution monétaire doit être versée à l’agent officiel.
    • L’agent officiel peut autoriser (par écrit) un autre membre de l’équipe à recevoir les contributions monétaires.
  • Obtenir un carnet de reçus officiels (formulaire 2110) auprès du directeur du scrutin.
  • Remettre un reçu officiel pour toute contribution monétaire.
  • Consigner la valeur marchande de toutes les contributions non monétaires en biens et en services.
    • Aucun reçu officiel n’est remis pour ce type de contribution.
  • Informer les fournisseurs qu’il faut soumettre les factures associées aux dépenses de campagne au plus tard 60 jours après le jour du scrutin.
  • Conserver et classer les factures et les reçus associés aux dépenses électorales.
  • Payer les factures le plus tôt possible.
  • Consigner les contributions et les dépenses de campagne au fur et à mesure. Guide des candidats et des agents officiels 48 47

Période postélectorale et de production de rapports

  • Enlever toute pancarte ou tout autre matériel de publicité électorale installé sur une propriété publique dans les 14 jours suivant le jour du scrutin.
  • S’assurer que toutes les factures ont été reçues et réglées.
  • Faire la balance du compte de campagne.
    • Remettre tout excédent à un organisme de charité ou au directeur général des élections.
    • En cas de déficit, recueillir les contributions supplémentaires nécessaires et régler toute facture impayée dans les 60 jours suivant le jour du scrutin.
  • Obtenir un relevé final auprès de l’institution financière choisie pour la campagne, et fermer le compte.
  • Remplir le rapport financier du candidat (formulaire 2120) et réunir tous les documents à l’appui.
  • Déposer le rapport financier du candidat et tous les documents à l’appui dans les 60 jours suivant le jour du scrutin.
  • S’il faut proroger le délai de dépôt du rapport, en faire la demande au directeur général des élections par écrit dans les 60 jours suivant le jour du scrutin.

 

IMPORTANT : Il pourrait y avoir des conséquences légales ou financières pour l’agent officiel qui ne dépose pas un rapport financier candidat complet et exact dans le délai prescrit.

Rapport financier du candidat

Il est obligatoire de soumettre au directeur général des élections un rapport financier du candidat complet et exact dans les 60 jours suivant le jour du scrutin. Plus précisément, il faut déposer :

  • un rapport financier du candidat (formulaire 2120) complet et exact, et dûment signé;
  • les relevés de compte de campagne obtenus auprès de la banque ou d’une autre institution financière approuvée OU le formulaire Relevé financier (formulaire 2140);
  • toutes les factures et tous les reçus qui prouvent le paiement des dépenses électorales;
  • tous les carnets de reçus officiels (formulaire 2110) – utilisés ou non – remis à l’agent officiel;
  • la déclaration du candidat signée (section 6 du rapport financier du candidat).

Tous les formulaires se trouvent sur le portail du candidat.